WhatsApp Randevu ve Hatırlatma Akışları

WhatsApp randevu hatırlatma, müşteriye randevusundan önce WhatsApp üzerinden otomatik bir hatırlatma mesajı gönderilmesidir. Kurduğumuz akışlar yalnızca hatırlatmayla kalmaz. Randevu talebinin WhatsApp'tan alınmasını, takvime işlenmesini, onay mesajını ve değişiklik ya da iptal taleplerinin ilgili kişiye ulaşmasını da kapsar. Müşteri telefonla aramak zorunda kalmaz, ekip de aynı bilgileri tekrar tekrar yazmaz.

Akış nasıl ilerler?

1. Talep: Müşteri WhatsApp'tan randevu ister. Akış hizmeti, tercih edilen günü ve saati sorar.
2. Uygunluk: Takvim sistemine bağlantı varsa boş saatler önerilir. Yoksa talep ekibe iletilir.
3. Onay: Randevu oluşunca müşteriye tarih, saat, adres ve hazırlık bilgisiyle onay mesajı gider.
4. Hatırlatma: Randevudan önce, sizin belirlediğiniz zamanda hatırlatma gönderilir.
5. Yanıt: Müşteri butonla onaylar, değişiklik ister ya da iptal eder. Takvim buna göre güncellenir.
6. Sonrası: İsterseniz randevudan sonra teşekkür ya da memnuniyet mesajı gönderilir.

Hangi sektörlerde kullanılır?

• Klinikler, diş hekimleri, fizyoterapi ve sağlık merkezleri
• Güzellik salonları, kuaförler ve spa merkezleri
• Otomotiv servisleri ve teknik servisler
• Eğitim kurumları, kurslar ve danışmanlık ofisleri
• Restoranlar, oteller ve etkinlik rezervasyonları

Hatırlatma mesajında neler olmalı?

Hatırlatma kısa ve işe yarar olmalıdır. Müşterinin adı, randevu tarihi ve saati, adres ya da konum bağlantısı, varsa hazırlık notu ve tek dokunuşla onay, değişiklik ya da iptal butonları yeterlidir. Yanıt verme yolu olan iki yönlü hatırlatmalar müşteriye kolaylık sağlar. Gelmeyecek müşterinin bunu önceden bildirmesi de boşalan saati başka birine vermenizi kolaylaştırır.

Şablon ve ücret kuralları

Hatırlatma mesajları işletme tarafından başlatıldığı için Meta'nın onayladığı bir şablonla gönderilir. Randevu onayı ve hatırlatması gibi mesajlar genellikle hizmet bildirimi (utility) kategorisine girer. Mesaja kampanya ya da indirim cümlesi eklenirse şablon pazarlama sayılır ve ücreti değişir. Bu yüzden hatırlatma şablonlarını yalnızca randevu bilgisiyle sınırlı tutuyoruz. Ücretler ülkeye ve kategoriye göre değişir, güncel tarifeyi kurulum sırasında birlikte kontrol ediyoruz.

Takvim ve randevu sistemi bağlantısı

Kullandığınız randevu yazılımı, Google Takvim ya da kendi sisteminizle bağlantı kurulabiliyorsa akış randevuyu doğrudan oluşturur ve günceller. Bağlantı mümkün değilse akış talebi toplar, ekibinize iletir ve onay sonrasında hatırlatmayı planlar. Bu karar, kullandığınız sistemin olanaklarına göre ihtiyaç görüşmesinde verilir.

Müşteri izni ve bilgilendirme

Hatırlatma gönderebilmek için müşterinin WhatsApp'tan mesaj almayı kabul etmiş olması gerekir. Bu izni randevu sırasında, formda ya da ilk mesajda alıyoruz. Randevu bilgileri kişisel veri olduğu için KVKK kapsamındaki aydınlatma ve saklama kurallarını da akışa ekliyoruz. Sağlık gibi hassas alanlarda mesaj içeriğini mümkün olduğunca sade tutmanızı öneriyoruz.

WhatsApp randevu hatırlatma akışının faydaları

Telefonla tek tek hatırlatma yapmak ekibin gününün önemli bir kısmını alabilir. WhatsApp randevu hatırlatma akışı bu işi belirlenen saatte kendiliğinden yapar. Müşteri mesajı kendine uygun bir anda okur ve butonla yanıt verir. Gelemeyecek müşterinin bunu önceden bildirmesi boşalan saati yeniden değerlendirmenizi kolaylaştırır. Ekip ise yalnızca değişiklik isteyen ya da soru soran müşterilerle ilgilenir. Sonuçlar işletmeye ve müşteri kitlesine göre değişir. Bu yüzden ilk aylarda gelmeme ve değişiklik oranlarını birlikte izlemenizi öneriyoruz.

İlgili sayfalar

Randevu taleplerini serbest yazılan mesajlardan anlayan bir asistan için WhatsApp chatbot, randevu sonrası geri bildirim için müşteri memnuniyeti anketi sayfalarına bakabilirsiniz. Genel yapı WhatsApp otomasyonu sayfasında.