WhatsApp Otomasyonu ve Çok Kanallı Müşteri İletişimi
WhatsApp ve diğer müşteri iletişim kanallarını ekiplerinizin birlikte yönetebileceği bir yapıda birleştiriyoruz. Karşılama, yönlendirme, randevu ve takip akışlarını müşteri kayıtlarınızla bağlantılı hâle getiriyoruz.
WhatsApp otomasyonu, işletmenin WhatsApp üzerinden yürüttüğü tekrarlanan iletişim işlerinin kurallara bağlı akışlarla yapılmasıdır. Gelen mesajı karşılamak, sık sorulan soruları yanıtlamak, görüşmeyi doğru çalışana atamak, randevu hatırlatmak ve teklif sonrası takip mesajı göndermek bu işlerin başında gelir. İyi kurulmuş bir WhatsApp otomasyonu sistemi ekibin yerini almaz. Ekibin zamanını tekrar eden yazışmalardan alıp karar gerektiren görüşmelere ayırmasını sağlar.
webvozi olarak WhatsApp'ı ve diğer müşteri kanallarınızı ekiplerinizin birlikte yönetebileceği tek bir yapıda topluyoruz. Akışları müşteri kayıtlarınıza, takviminize ve raporlarınıza bağlıyoruz.
WhatsApp Business uygulaması mı, WhatsApp Business Platform mu?
Meta, işletmeler için iki ayrı yol sunar. Ücretsiz WhatsApp Business uygulaması küçük ve tek kişilik işletmeler için yeterli olabilir. Mesaj hacmi arttığında, birden fazla kişi aynı numaradan yazıştığında ya da mesajların başka sistemlere bağlanması gerektiğinde WhatsApp Business Platform (yaygın adıyla WhatsApp Business API) devreye girer.
| Konu | WhatsApp Business uygulaması | WhatsApp Business Platform (API) |
|---|---|---|
| Kimler için | Az mesaj alan, tek kişi ya da küçük ekip | Birden fazla çalışanı ve yüksek mesaj hacmi olan işletmeler |
| Otomatik mesajlar | Karşılama mesajı, uzakta mesajı ve hızlı yanıtlar | Koşula bağlı akışlar, menüler, yapay zekâ asistanı, zamanlanmış mesajlar |
| Ekip kullanımı | Sınırlı sayıda bağlı cihaz, ortak atama yok | Ortak gelen kutusu, atama kuralları, rol ve yetkiler |
| Toplu mesaj | Yayın listeleri | Onaylı mesaj şablonları ve alıcı izniyle |
| Entegrasyon | Yok denecek kadar az | CRM, takvim, e-ticaret ve raporlama sistemleri |
| Maliyet | Uygulama ücretsiz | Meta'nın mesaj ücretleri ve kullanılan platformun ücreti |
Hangisinin size uygun olduğunu mesaj hacminize, ekip yapınıza ve bağlanacak sistemlere bakarak birlikte belirliyoruz. Platform kurulumunun adımlarını WhatsApp Business API kurulumu sayfasında anlattık.
WhatsApp otomasyonu sistemi nasıl çalışır?
- Karşılama: Müşteri yazdığında konuya göre bir menü sunulur ya da yapay zekâ asistanı soruyu anlamaya çalışır.
- Bilgi toplama: Görüşme için gereken bilgiler (ad, talep, sipariş numarası, tercih edilen saat) sorulur.
- Yönlendirme: Görüşme konuya, dile ya da müşteriye göre ilgili ekibe veya kişiye atanır.
- Kayıt: Görüşme ve toplanan bilgiler müşteri kaydına işlenir.
- Takip: Randevu hatırlatması, teklif takibi ya da memnuniyet sorusu gibi mesajlar belirlenen zamanda gönderilir.
- Ölçüm: Yanıt süreleri, açık talepler ve görüşme sonuçları raporlanır.
WhatsApp otomatik mesaj türleri
- Karşılama ve mesai dışı mesajları: Müşteriye ne zaman dönüleceğini söyler, gerekiyorsa bilgi ister.
- Sık sorulan sorular: Fiyat aralığı, adres, çalışma saati, kargo durumu gibi soruları WhatsApp chatbot ve yapay zekâ asistanı yanıtlar.
- Randevu mesajları: Onay, hatırlatma ve değişiklik mesajları. Ayrıntılar WhatsApp randevu ve hatırlatma sayfasında.
- Takip mesajları: Teklif ve başvuru sonrasında belirlenen adımlarla gönderilir. Bkz. WhatsApp otomatik mesaj ile takip.
- Hizmet sonrası mesajlar: Geri bildirim ve müşteri memnuniyeti anketi.
- Kampanya mesajları: Yalnızca izin veren alıcılara, onaylı şablonlarla gönderilir.
24 saat kuralı ve mesaj şablonları
WhatsApp Business Platform'da müşteri size yazdığında 24 saatlik bir müşteri hizmeti penceresi açılır. Bu süre içinde serbest metinle yanıt verebilirsiniz. Pencere kapandıktan sonra ya da konuşmayı işletme başlatıyorsa Meta'nın onayladığı bir mesaj şablonu kullanmak gerekir. Şablonlar pazarlama, hizmet bildirimi (utility) ve kimlik doğrulama kategorilerine ayrılır.
Meta, 1 Temmuz 2025'te konuşma başına ücretten mesaj başına ücrete geçti. Pazarlama şablonları ücretlidir. Hizmet bildirimi şablonları müşteri hizmeti penceresi içinde gönderildiğinde ücretsizdir. Pencere içindeki serbest yanıtlar da ücret almaz. Ücretler ülkeye ve kategoriye göre değiştiği için güncel tarifeyi Meta'nın fiyatlandırma sayfasından birlikte kontrol ediyoruz. Akışları tasarlarken mesajların doğru kategoride kalmasına dikkat ediyoruz, çünkü kampanya içeriği eklenen bir bildirim şablonu pazarlama sayılır.
İzin, KVKK ve ticari ileti kuralları
İşletmenin başlattığı mesajlar için Meta, alıcının WhatsApp'tan mesaj almayı kabul etmiş olmasını şart koşar. Türkiye'de kampanya ve tanıtım içerikli mesajlar ayrıca 6563 sayılı Kanun kapsamındaki ticari elektronik ileti kurallarıyla, İleti Yönetim Sistemi (İYS) yükümlülükleri açısından değerlendirilmelidir. Müşteri verilerinin işlenmesi KVKK kapsamındadır. Bu yüzden izin toplama metinlerini, abonelikten çıkma adımını ve saklama kurallarını akışın içine baştan yerleştiriyoruz. Bu bölüm genel bilgi verir, hukuki görüş yerine geçmez. Metinlerin hukuk danışmanınızla kontrol edilmesini öneririz.
WhatsApp'ta yapay zekâ asistanı kullanmak
Meta, 15 Ocak 2026'dan itibaren WhatsApp Business Platform'da genel amaçlı yapay zekâ sohbet botlarına izin vermiyor. İşletmenin kendi müşteri desteği, satışı ve bildirimleri için kurduğu asistanlar ise kurallara uygun. Kurduğumuz asistanlar yalnızca sizin işinizle ilgili soruları, sizin onayladığınız bilgilere dayanarak yanıtlar ve gerektiğinde görüşmeyi ekibinize aktarır. Asistan tarafını yapay zekâ asistanları hizmetimizle birlikte planlıyoruz.
Tek kanal yetmediğinde
Müşteriler yalnızca WhatsApp'tan yazmaz. Instagram, Messenger, web sitesi sohbeti ve e-posta da aynı ekibe düşer. Çok kanallı ekip gelen kutusu bu mesajları tek ekranda toplar. WhatsApp çoklu kullanıcı ve görüşme atama kuralları da hangi görüşmeye kimin bakacağını belirler. Görüşmeler WhatsApp CRM entegrasyonu ile müşteri kayıtlarına bağlanır.
Otomasyon ne zaman gerekmez?
Günde birkaç mesaj alan ve tek kişinin yanıtladığı bir işletme için ücretsiz uygulamanın hızlı yanıtları ve karşılama mesajı çoğu zaman yeterlidir. Her müşterinin farklı ve uzun bir danışmanlık istediği durumlarda da otomasyonun payı küçük kalır. İhtiyaç görüşmesinde bunu açıkça söylüyoruz. Gereksiz bir sistem kurmak yerine işinize uyan en sade çözümü öneriyoruz.
Başlamadan önce hazırlanacaklar
- WhatsApp'ta kullanılacak telefon numarası ve şu anki kullanım durumu
- Meta Business hesabı ve işletme bilgileri
- En sık gelen soruların ve yanıtlarının listesi
- Görüşmelere bakacak kişiler ve sorumluluk alanları
- Müşterilerden alınmış iletişim izinlerinin kaydı
- Bağlanması istenen sistemler: CRM, takvim, e-ticaret altyapısı
WhatsApp otomasyonu kimler için uygun?
Müşteri mesajlarının birden fazla kanala ve kişiye dağıldığı, randevu veya teklif takibini mesajlaşma üzerinden yürüten ve görüşmeleri müşteri kayıtlarıyla eşleştirmek isteyen işletmeler için uygundur.
WhatsApp otomasyonu hizmetlerimiz
İhtiyacınız olan hizmetle başlayın; işletmeniz büyüdükçe sistemi birlikte geliştirelim.
WhatsApp Business Platform kurulumu ve entegrasyonu
İşletmenizin WhatsApp iletişimi için gerekli teknik kurulum ve sistem bağlantılarını gerçekleştiriyoruz. Hesap, numara ve mesaj şablonu hazırlıklarını proje kapsamına göre yürütüyoruz.
Ayrıntılı inceleyin →WhatsApp yapay zekâ asistanı
Gelen soruları bilgi kaynaklarınıza göre yanıtlayan ve görüşme için gerekli bilgileri toplayan asistanlar kuruyoruz. Çalışan müdahalesi gereken durumlar için aktarım akışları hazırlıyoruz.
Ayrıntılı inceleyin →Çok kanallı ekip gelen kutusu
Desteklenen WhatsApp, Instagram DM, Messenger, web sohbeti ve e-posta kanallarını ortak bir çalışma alanında topluyoruz. Bağlanacak kanalları kullanılan platformun olanaklarına göre belirliyoruz.
Ayrıntılı inceleyin →Görüşme atama ve ekip yönetimi
Görüşmeleri ilgili çalışana veya departmana yönlendiren kurallar oluşturuyoruz. Etiketler, iç notlar, görüşme durumları ve müşteri geçmişiyle ekip içi takibi düzenliyoruz.
Ayrıntılı inceleyin →Randevu, rezervasyon ve hatırlatma akışları
Randevu taleplerinin alınması, takvime aktarılması ve hatırlatma mesajlarının gönderilmesi için bağlantılı akışlar kuruyoruz. İptal ve değişiklik taleplerinin ilgili ekibe ulaşmasını sağlıyoruz.
Ayrıntılı inceleyin →Teklif ve başvuru takip mesajları
Başvuru veya teklif sonrasında belirlenen adımlara göre takip mesajları hazırlıyoruz. Müşteri yanıt verdiğinde ya da süreç tamamlandığında takip akışının güncellenmesini sağlıyoruz.
Ayrıntılı inceleyin →Hizmet sonrası memnuniyet akışları
Hizmet veya satın alma sonrasında geri bildirim ve değerlendirme talepleri gönderiyoruz. Gelen yanıtların müşteri kaydına işlenmesi ve ilgili ekibe iletilmesi için akışlar oluşturuyoruz.
Ayrıntılı inceleyin →İletişim performansı ve CRM bağlantısı
Görüşmeleri müşteri kayıtlarıyla eşleştiriyor; yanıt süreleri, açık talepler ve görüşme sonuçlarını izlemeye yönelik raporlar hazırlıyoruz. İletişim tercihleri ve abonelikten çıkma adımlarını akışlara bağlıyoruz.
Ayrıntılı inceleyin →İşletmenizde nasıl kullanılabilir?
Aşağıdaki senaryolar hizmetin nasıl kullanılabileceğini gösteren örneklerdir; gerçekleşmiş müşteri projelerini anlatmaz.
Randevu ve hatırlatma akışı
Bir güzellik merkezi, WhatsApp'tan gelen randevu taleplerini takvime aktarır; randevudan önce hatırlatma mesajı gönderir ve değişiklik taleplerini ilgili personele iletir.
Kayıt ekibi için ortak gelen kutusu
Bir eğitim kurumu; WhatsApp, Instagram ve web sohbetinden gelen kayıt sorularını tek gelen kutusunda toplar, görüşmeleri program danışmanlarına kurallara göre atar.
Teklif sonrası takip
Bir mobilya üreticisi, teklif gönderdiği müşterilere belirlenen günlerde takip mesajı iletir; müşteri yanıt verdiğinde akış durur ve görüşme satış temsilcisine aktarılır.
Nasıl ilerliyoruz?
-
01
İhtiyaç ve mevcut durum analizi
Hedeflerinizi, mevcut araçlarınızı ve iş akışınızı birlikte inceliyoruz.
-
02
Kapsam ve uygulama planı
Önceliklerinize göre kapsamı, sorumlulukları ve uygulama adımlarını yazılı hâle getiriyoruz.
-
03
Kurulum veya geliştirme
Planlanan çözümü kuruyor ya da geliştiriyor, ara aşamaları sizinle paylaşıyoruz.
-
04
Test ve gerekli onaylar
Çözümü gerçek kullanım senaryolarıyla test ediyor, canlıya geçiş öncesinde gerekli onayları alıyoruz.
-
05
Eğitim ve teslim
Ekibinize kullanım eğitimi veriyor, erişimleri ve dokümantasyonu teslim ediyoruz.
-
06
Anlaşmaya bağlı bakım ve iyileştirme
Anlaşma yapılması durumunda sistemi izliyor, kullanım sonuçlarına göre iyileştirmeler planlıyoruz.
Projede neler teslim edilir?
Teslim kapsamı ihtiyaç görüşmesinden sonra netleşir. Projenize göre şunları içerebilir:
- Kanal ve hesap kurulumu (uygunluğa göre)
- Onaya sunulan mesaj şablonları
- Karşılama, yönlendirme ve takip akışları
- Ekip gelen kutusu ve atama kuralları
- CRM bağlantısı ve iletişim raporları
Kapsam ve kullanım maliyetleri
Bağlanabilecek kanallar, hesap uygunluğu ve platform onaylarına göre belirlenir. Platform abonelikleri, mesaj ve yapay zekâ kullanım ücretlerinin kapsamı teklifte ayrıca açıklanır.
WhatsApp otomasyonu hakkında sık sorulan sorular
İhtiyacınızı birlikte netleştirelim.
Mevcut durumunuzu ve hedeflerinizi dinleyelim; kapsamı ve uygulama planını birlikte belirleyelim.