Şirket İçi Bilgi Asistanı: Belgelerinizle Çalışan Yapay Zekâ

Şirket içi bilgi asistanı, çalışanların "bu işin prosedürü neydi?", "bu ürünün teknik belgesi nerede?" ya da "masraf formunu nasıl doldururum?" gibi sorularını şirketinizin kendi belgelerine dayanarak yanıtlar. Belge klasörleri, ortak sürücüler ve wiki sayfaları arasında arama yapmak yerine çalışan sorusunu yazar. Asistan yanıtı ilgili belgeye referansla verir.

Şirket içi bilgi asistanı hangi sorunları çözer?

• Dağınık bilgi: Aynı bilgi farklı klasörlerde, farklı sürümlerde ve farklı kişilerin bilgisayarında bulunabilir.
• Tekrarlanan sorular: İnsan kaynakları, muhasebe ya da teknik ekipler aynı sorulara defalarca yanıt verir.
• Yeni çalışanların uyumu: İşe yeni başlayanlar neyin nerede olduğunu öğrenene kadar deneyimli çalışanlara bağımlı kalır.
• Saha ekiplerinin erişimi: Ofis dışında çalışanlar ihtiyaç duydukları teknik bilgiye telefonlarından hızlıca ulaşmak ister.

Belgelerle nasıl çalışır?

Asistan, seçilen belgeleri (PDF, Word, sunum, wiki sayfaları, ürün katalogları) bölümlere ayırarak aranabilir bir bilgi tabanına dönüştürür. Bir soru geldiğinde önce en ilgili bölümleri bulur, ardından yanıtı bu bölümlere dayanarak yazar ve hangi belgeden yararlandığını gösterir. Bu yöntem "erişimle desteklenmiş üretim" (RAG) olarak bilinir. Belgelerde cevabı olmayan bir soruda asistan tahmin yürütmek yerine bilginin bulunamadığını söyler ve konunun sorumlusunu önerebilir.

Yetkiler ve gizlilik

Her çalışanın her belgeyi görmesi gerekmez. Bilgi asistanını kullanıcı rollerine göre yapılandırıyoruz: örneğin satış ekibi fiyat politikalarına, insan kaynakları ekibi personel prosedürlerine erişirken diğer kullanıcılar bu belgelerden yanıt alamaz. Hangi belgelerin bilgi tabanına alınacağına, kişisel veri içeren belgelerin nasıl ele alınacağına ve konuşma kayıtlarının saklanma süresine proje başında birlikte karar veriyoruz. Yapay zekâ sağlayıcısının veri koşullarını da bu değerlendirmeye dahil ediyoruz.

Nerede kullanılır?

Asistan çalışanlarınızın zaten kullandığı ortamda çalışabilir: şirket içi bir web arayüzü, Microsoft Teams veya Slack gibi ekip içi mesajlaşma araçları ya da mobil cihazlara uygun bir ekran. Hangi ortamın seçileceği ekiplerin çalışma biçimine ve kullandığınız sistemlerin olanaklarına göre belirlenir.

Başlarken hangi belgeler seçilmeli?

Tüm belgeleri tek seferde eklemek yerine en sık soru gelen alanla başlamayı öneriyoruz: insan kaynakları prosedürleri, ürün teknik belgeleri ya da yeni çalışan eğitim içerikleri gibi. Seçilen belgelerin güncel, çelişkisiz ve sahibi belli olması asistanın doğru yanıt vermesinin en önemli koşuludur. İlk alan başarıyla çalıştıktan sonra yeni belge grupları kademeli olarak eklenir.

Bilgi asistanı ile kurumsal arama arasındaki fark

Kurumsal arama araçları bir soruya karşılık belge listesi döndürür. Doğru bölümü bulmak yine çalışana kalır. Şirket içi bilgi asistanı ise ilgili bölümleri okuyup soruya doğrudan bir yanıt yazar ve kaynağını gösterir. Çalışan isterse kaynak belgeyi açıp ayrıntıya inebilir. Belgeleriniz müşterilere de hizmet edecekse aynı bilgi tabanını bir müşteri destek asistanında farklı yetkilerle kullanabiliriz.

Kurulum adımları

1. Kapsam: İlk belge grubunu, kullanıcıları ve kullanım ortamını belirliyoruz.
2. Belge hazırlığı: Güncel olmayan, çelişen ya da tekrarlanan belgeleri sizinle birlikte ayıklıyoruz.
3. Bilgi tabanı ve yetkiler: Belgeleri aktarıyor, kullanıcı rollerine göre erişim kurallarını tanımlıyoruz.
4. Test: Ekiplerinizden toplanan gerçek sorularla yanıtları ve kaynak gösterimini sınıyoruz.
5. Eğitim ve yayın: Kullanıcılara asistanın nasıl kullanılacağını, yöneticilere belge eklemeyi ve güncellemeyi anlatıyoruz.

Kullanım başladıktan sonra en sık sorulan ve yanıtlanamayan sorular raporlanır. Bu rapor, hangi belgelerin eksik ya da anlaşılması zor olduğunu görmek için de kullanılabilir. Böylece asistanla birlikte belgeleriniz de zamanla daha düzenli hâle gelir.