Sesli Yapay Zekâ Asistanı ve Sanal Resepsiyon

Sesli yapay zekâ asistanı, işletmenizi telefonla arayan kişiyi karşılar, ne istediğini konuşarak anlar ve buna göre ilerler: çalışma saatleri ya da adres gibi temel bilgileri verir, randevu talebini alır, görüşmeyi ilgili kişiye ya da bölüme aktarır. Tuşlamalı menülerin aksine arayan kişi isteğini kendi cümleleriyle söyleyebilir.

Sanal resepsiyon hangi durumlarda işe yarar?

• Yoğun saatlerde ya da mesai dışında cevapsız kalan çağrılar
• Çağrıların büyük bölümünün aynı birkaç konuyla ilgili olması: adres, çalışma saatleri, fiyat bilgisi, randevu
• Resepsiyon ekibinin hem telefona hem de yüz yüze gelenlere aynı anda yetişmeye çalışması
• Çağrının hangi bölüme gideceğini belirlemek için arayana çok sayıda soru sorulması

Sesli yapay zekâ asistanı nasıl çalışır?

Arayanın konuşması önce yazıya çevrilir, asistan isteği anlayıp yanıtını hazırlar, yanıt da doğal bir sesle arayana okunur. Bu üç adımın hızlı ve kesintisiz ilerlemesi konuşmanın doğal hissettirmesi için önemlidir. Bu yüzden ses teknolojisi sağlayıcısını Türkçe konuşma tanıma başarımına ve yanıt gecikmesine göre birlikte seçiyoruz. Asistan, yanıtlarını diğer asistanlarda olduğu gibi sizin onayladığınız bilgilere dayandırır.

Telefon altyapınızla uyum

Çözümü kullandığınız telefon altyapısına göre planlıyoruz. Bulut santral kullanan işletmelerde asistan belirli bir hatta ya da belirli saatlerde devreye alınabilir. Sabit hat kullanılan durumlarda çağrı yönlendirme seçenekleri değerlendirilir. Asistanın her çağrıyı mı karşılayacağı, yalnızca mesai dışında mı çalışacağı ya da çalışanların yanıtlayamadığı çağrıları mı devralacağı işletmenizin çalışma düzenine göre belirlenir.

Randevu ve kayıt

Asistan randevu talebi için gereken bilgileri (ad, telefon, talep edilen hizmet, tercih edilen gün ve saat) toplar ve ekibinize iletir. Randevu sisteminizle bağlantı kurulabiliyorsa uygun saatleri kontrol ederek talebi doğrudan oluşturabilir. Bu durumda işlem yapan asistanlarda uyguladığımız onay ve kayıt kurallarını kullanırız. Görüşmenin özeti ilgili çalışana gönderilir.

Arayanı bilgilendirmek

Arayanın bir yapay zekâ asistanıyla konuştuğunu görüşmenin başında bilmesi gerekir. Görüşmelerin kaydedilip kaydedilmeyeceği, kayıtların ne kadar saklanacağı ve arayanın nasıl bilgilendirileceği proje başında netleştirilir. Bu metinlerin aydınlatma yükümlülüklerinize uygun hazırlanması için hukuk danışmanınızla birlikte ilerlemenizi öneririz. Arayan kişi bir çalışanla görüşmek istediğinde bu seçenek her zaman sunulur.

Sesli asistanı diğer kanallarla birlikte kullanmak

Telefonda sorulan soruların çoğu web sitesinde ve WhatsApp'ta da sorulur. Sesli asistanın dayandığı bilgi tabanını web sitesi sohbet asistanı ve WhatsApp ile ortak tutmak, bilgileri tek yerden güncellemenizi sağlar. Arayan kişiye görüşmeden sonra WhatsApp ya da SMS ile adres, randevu özeti gibi bilgilerin gönderilmesi de kapsama göre planlanabilir.

Çağrı senaryosu nasıl hazırlanır?

Telefon için yazılan senaryo, sohbet asistanlarından daha kısa ve net olmalıdır. Telefonda uzun cümleleri ve çok seçenekli listeleri takip etmek zordur. Senaryoyu hazırlarken şu adımları izliyoruz:

1. Son dönemde gelen çağrıların konularını ve sıklığını çıkarıyoruz.
2. En sık konular için kısa, tek mesajlı yanıtlar yazıyoruz.
3. Arayanın ne zaman bir çalışana aktarılacağını ve mesai dışında neler olacağını belirliyoruz.
4. Ürün, hizmet ve yer adlarının doğru telaffuz edilip edilmediğini test ediyoruz.

Senaryo canlıya alındıktan sonra görüşme özetleri incelenir. Anlaşılmayan ifadeler ve yarıda kalan çağrılar senaryonun iyileştirilmesi için kullanılır.